Digitalisierung & digitale Transformation

Was ist Digitalisierung?

Die Digitalisierung zielt darauf ab, analoge Prozesse in die digitale Welt zu überführen. Dabei wird die Effizient gesteigert, die Kosten gesenkt und die Qualität verbessert.

Synonym wird auch oft von der digitalen Transformation gesprochen, jedoch gibt es einen feinen Unterschied. Während die Digitalisierung lediglich die Überführung analoger Prozesse in die digitale Welt beschreibt, beinhaltet die digitale Transformation auch die ganzheitliche Veränderung von Geschäftsmodellen und Prozessen.

Als Software-Agentur möchten wir deinem Unternehmen bei beiden Themen helfen, damit dein nächstes Projekt ein voller Erfolg wird! Was du dazu brauchst, erfährst du in diesem Leitfaden.

Sollte mein Unternehmen Prozesse digitalisieren?

In den meisten Fällen übertreffen die Vorteile der Digitalisierung die möglichen Nachteile. Auch eignen sich die meisten Prozesse dafür, digitalisiert und transformiert zu werden, jedoch gibt gleichzeitig einige Risiken, die wir hier ebenfalls beleuchten wollen.

Vorteile der Digitalisierung

Die Digitalisierung von Prozessen bringt eine Menge Vorteile, die sich wie folgt aufschlüsseln lassen:

  • Unternehmen werden effizienter, sparen Kosten und weniger Fehler passieren.
  • Die Nutzerakzeptanz sowie die Mitarbeiterzufriedenheit steigen.
  • Die Flexibilität, die Skalierbarkeit und die Innovationskraft steigen.
  • Die Nachhaltigkeit von Unternehmen wird gefördert.
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Nachteile der Digitalisierung

Die Digitalisierung von Prozessen birgt einige Herausforderungen, welche durch entsprechende Maßnahmen minimiert werden müssen:

  • Anfängliche Ausgaben und kontinuierliche Kosten treten auf.
  • Für das Personal und auch für die Kundeninteraktion entstehen neue Herausforderungen, die gemeistert werden müssen.
  • Neue technologische Herausforderungen entstehen und auch die Abhängigkeit zur Technik wächst.

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Was sollte mein Unternehmen digitalisieren?

Dein Unternehmen kann grundsätzlich jeden analogen Prozess digitalisieren oder digital transformieren. Dabei können zwei Arten von Prozessen digitalisiert werden.

Kernprozesse sind kundenbezogen und bringen direkte Wertschöpfung, wie zum Beispiel die Produktion oder die Bestellung von Waren und Dienstleistungen oder der dazugehörige Vertrieb. Unterstützungsprozesse sind administrative Prozesse, welche für den Kunden nicht direkt wahrnehmbar sind, zum Beispiel die interne Buchhaltung oder das Personalwesen.

Die folgende Auflistung zeigt dir anhand verschiedener Unternehmen und Branchen einige Beispiele:

Bildung

Die LernStudent GmbH hat sich auf Nachhilfe und Weiterbildungen für Studenten fokussiert. Sie haben mehrere Standorte in Deutschland und betreuen aktuell über 200 Studenten. Folgende Kernprozesse könnten für die Digitalisierung sinnvoll sein:

  • Fernunterricht: Der Unterricht kann über ein Online-Tutoring-Tool stattfinden und Lernmaterial können digital bereitgestellt werden.
  • Verwaltungssystem: Die Erstanmeldung, Buchung von Kursen, Terminvergabe und Zahlungsabwicklung kann über eine Online-Plattform abgewickelt werden.

Daneben können auch noch die folgenden Unterstützungsprozesse digitalisiert werden:

  • Content Management: Für die Verwaltung aller Lernmaterialien kann ein System zur Inhaltsverwaltung genutzt werden.

Logistik & Lieferkette

Die CityFoodTransPort AG fokussiert sich auf die Lieferung von Lebensmitteln an Privatpersonen. Am Tag liefern sie in Großstädten wie Berlin, Hamburg und München im Durchschnitt 500 Lieferungen aus.

  • Bestellsystem: Implementierung eines Online-Bestellsystems statt einer manuellen Bestellung vor Ort oder telefonisch.
  • Routenoptimierung: Statt dass die Lieferanten manuell auswählen, welche Route sie fahren, optimiert ein Algorithmus den Weg, um möglichst schnell und ressourcensparend zu agieren.

Daneben können auch noch die folgenden Unterstützungsprozesse digitalisiert werden:

  • Personalverwaltungssystem: Für eine bessere Planung der Arbeitszeiten und für eine exakte Lohnabrechnung wird eine Software etabliert, welches alle Fahrer zur Zeiterfassung und Abrechnung nutzen.

Umweltschutz- & Nachhaltigkeit

Die EcoSolutions gGmbH möchte Unternehmen helfen, nachhaltiger zu werden und den Umweltschutz besser zu integrieren. Dabei möchte Sie aufklären und Verbesserungsvorschläge machen. Die Anfragen explodieren gerade und durch die Digitalisierung werden Wege gesucht, um die Anfragen besser zu verwalten:

  • Emissionsverfolgung: Einführung einer digitalen Plattform zur Verfolgung und Analyse von CO₂-Emissionen entlang der Lieferkette. Unternehmen können ihre Emissionsdaten erfassen, analysieren und Maßnahmen zur Reduzierung ergreifen.
  • Grüne Produktbeschaffung: Einführung eines B2B Online-Shops bei der Unternehmen nachhaltige Produkte kaufen und verkaufen können.

Daneben können auch noch die folgenden Unterstützungsprozesse digitalisiert werden:

  • Dokumentenmanagement: Für den Nachweis der Compliance wird ein digitales Dokumentenmanagement aufgesetzt.

Rechtsanwaltskanzlei

Die LegaConsult PartG mbB: fokussiert sich auf die Betreuung von Fällen im Zivilrecht und hat es mit etlichen Privatpersonen zu tun. Die Menge der Anfragen sowie parallel laufenden Fälle sind sehr hoch. Daher ergeben sich folgende Chancen bei der Digitalisierung:

  • Kanzleimanagement-Portal: Um Prozesse zu vereinfachen, wird ein Portal geschaffen, in dem Mandaten, deren Fälle, die Kommunikation und die Abrechnung einheitlich verwaltet werden.
  • Fragen- und Antworten-Portal: Nicht jeder Fall ist so komplex, sodass eine Plattform geschaffen werden kann, bei der öffentlich Rechtsfragen gestellt und beantwortet werden können.

Daneben können auch noch die folgenden Unterstützungsprozesse digitalisiert werden:

  • Weiterbildung und Schulungen Für die internen Mitarbeiter werden Lernvideos und Dokumente digital intern bereitgestellt.

Kosten und Zusammenarbeit

Was kostet die Digitalisierungeines Unternehmens?

Bei der Digitalisierung haben Unternehmen die Wahl zwischen Standardlösungen und Individuallösungen, abhängig von ihren spezifischen Anforderungen. Die Kosten für die Digitalisierung unterteilen sich in einmalige Investitionen sowie laufende Betriebskosten. Verschiedene Fallbeispiele illustrieren die unterschiedlichen Kosten der Digitalisierung. Durch einige Tipps lassen sich die Kosten für die Digitalisierung senken.

Wie läuft dieDigitalisierung ab?

Zunächst einmal muss identifiziert werden, welche Prozesse es im Unternehmen gibt, die potenziell digitalisiert werden können. Im nächsten Schritt wird bewertet, wie digital der Prozess bereits ist und wie digital er sein sollte. Nun kann geprüft werden, ob es sich lohnt, den Prozess zu digitalisieren. Im letzten Schritt folgt dann die Umsetzung der Digitalisierung.

Wie lange dauert dieDigitalisierung?

Die Dauer der Digitalisierung von Unternehmen und Prozessen hängt von der Komplexität und der Größe des Projekts sowie der Anzahl, der Verfügbarkeit und der Expertise der Mitarbeiter ab. Es gibt außerdem eine Menge an Faktoren, die zu Projektverzögerungen führen können. Dieser Beitrag beleuchtet diese und zeigt einige Projektbeispiele.