Ablauf der Digitalisierung
Die Digitalisierung bzw. die digitale Transformation ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. In diesem Artikel erfährst du über den Ablauf und die Vorgehensweise bei der Digitalisierung deines Unternehmenes.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Zunächst identifizierst du die Prozesse deines Unternehmens und kategorisierst diese in Kernprozesse, Unterstützungsprozesse und Managementprozesse.
- Danach bewertest du die Prozesse anhand der Fragen, um herauszufinden, welche Prozesse du digitalisieren möchtest.
- Im nächsten Schritt erfolgt dann die Umsetzung der Digitalisierung mithilfe von Webanwendungen, Apps und künstlicher Intelligenz.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Prozesse
Im ersten Schritt prüfst du, welche Prozesse es in deinem Unternehmen gibt und wie diese ablaufen. Dies machst du am besten, indem du diese auflistest und kategorisierst. Dabei kannst du dir die folgenden drei Kategorien zunutze machen:
- Kernprozesse sind alle Prozesse, die unmittelbar mit der Wertschöpfung verbunden sind. Dies ist zum Beispiel die Produktion oder die Bestellung von Waren und Dienstleistungen oder der dazugehörige Vertrieb.
- Unterstützungsprozesse sind alle administrativen Prozesse, welche für den Kunden nicht direkt wahrnehmbar sind. Dies ist zum Beispiel die interne Buchhaltung oder das Personalwesen.
- Managementprozesse sind alle Prozesse, die sich mit der Führung und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens beschäftigen.
Danach definierst du für jeden Prozess, wie digitalisiert dieser bereits ist. Dafür kannst du auf eine einfache Metrik zurückgreifen, indem du den Digitalisierungsgrad von 0 (= nicht digitalisiert) bis 10 (= vollständig digitalisiert) bewertest.
Das Ergebnis ist eine Liste aller Prozesse, deren Kategorien und deren Digitalisierungsgrade. Diese kannst du ideal in einer Tabellenform anlegen. Diese könnte beispielsweise für ein Logistikunternehmen so beginnen:
- Prozess Planung der Route für Fahrer: Kernprozess, Digitalisierungsgrad 1
- Prozess Bestellung eines Produkts: Kernprozess, Digitalisierungsgrad 4
- Prozess Erstellung von Lieferscheinen: Unterstützungsprozess, Digitalisierungsgrad 3
Schritt 2: Bewertung der Prozesse
Im zweiten Schritt findest du heraus, welche Prozesse du digitalisieren möchtest. Einige Prozesse werden sicher schon digital sein. Das ist kein Problem, denn du kannst diese Prozesse trotzdem weiter digitalisieren, um sie noch effizienter zu gestalten. Dafür kannst du dir für jeden Prozess die folgenden Fragen stellen:
- Welche Prozesse brauchen viel Zeit und könnten beschleunigt werden?
- Welche Prozesse sind fehleranfällig und könnten fehlerfreier werden?
- Welche Prozesse sind kostenintensiv und könnten kostengünstiger werden?
Auch diesmal kannst du die Antworten in der Tabelle festhalten. So hast du eine Übersicht, welche Prozesse du digitalisieren möchtest. Zur Bewertung kannst du die drei neuen Punktzahlen addieren und das als Bewertung nutzen. Die Prozesse mit der höchsten Bewertung sind die, die du zuerst digitalisieren solltest, da sie den größten Nutzen bringen.
Als Ergebnis wählst du die Prozesse aus, die du digitalisieren möchtest. Diese kannst du in der Tabelle markieren. Für den nächsten Schritt ist es auch sehr hilfreich für jeden Prozess ein Prozessdiagramm zu erstellen, das den Ablauf des Prozesses visualisiert. Dafür kannst du zum Beispiel die BPMN-Notation nutzen. Aber auch eine einfache Darstellung mit Pfeilen und Text reicht in vielen Fällen aus.
Schritt 3: Umsetzung der Digitalisierung
Bei der Digitalisierung der Prozesse hast du nun verschiedene Möglichkeiten der Umsetzung. Im folgenden Listen wir die oben genannten Prozesse als Beispiel auf und was genau helfen könnte:
- Bei der Planung der Route für Fahrer könnte die Entwicklung einer mobilen App in Kombination mit einer KI-Lösung helfen, welche den Fahrern die Routenplanung abnimmt.
- Bei der Bestellung eines Produkts könnte eine Webanwendung von großem Nutzen sein. Die Bestellung kann damit über einen Online-Shop abgewickelt und automatisch in das Warenwirtschaftssystem übertragen werden.
- Bei der Erstellung von Lieferscheinen könnte eine App oder Webanwendung helfen, welche die Lieferscheine automatisch erstellt und in das Warenwirtschaftssystem überträgt.
Dies sind nur einige Beispiele, wie du die Digitalisierung in deinem Unternehmen angehen kannst. Die Möglichkeiten sind vielfältig und hängen stark von deinem Unternehmen und deinen Prozessen ab.
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