Was kostet Digitalisierung?

Das Wichtigste zusammengefasst

• Bei der Digitalisierung können Unternehmen zwischen einer Standardlösung und einer individuellen Entwicklung wählen, je nachdem, ob bereits gelöste oder spezielle Anforderungen vorliegen.
• Die Kosten der Digitalisierung gliedern sich in einmalige Investitionskosten (z.B. für Beratung, Entwicklung, Hardware) und laufende Betriebskosten (z. B. für Hosting, Wartung, Support, Lizenzgebühren, Schulungen).
• Fallbeispiele zeigen unterschiedliche Digitalisierungskosten, wie die Einführung eines Emissionsrechners (~5.000 Euro einmalig), eines Buchungssystems für ein Fitnessstudio (~25.000 Euro einmalig) oder die Digitalisierung einer Rechtsanwaltskanzlei (~45.000 Euro einmalig).
• Kostenersparnis lässt sich durch klare Zieldefinitionen, Festpreisvereinbarungen, die Nutzung bestehender Lösungen und das Vergleichen von Angeboten verschiedener Agenturen erzielen.

Bestehende oder individuelle Lösung?

Zu Beginn der Digitalisierung stellt sich oft die Frage, ob für bestehende Prozesse eine verfügbare Softwarelösung, wie zum Beispiel eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, ausreicht oder ob die Entwicklung einer maßgeschneiderten Software notwendig ist.

Zunächst einmal: Die Digitalisierung muss nicht immer individuell ablaufen. Oft existieren bereits Lösungen für gängige Probleme, die du nutzen kannst. Nehmen wir als Beispiel ein kleines Unternehmen, das seine Buchhaltung digitalisieren möchte. Hier bietet sich der Einsatz eines SaaS-Anbieters an, der speziell für diesen Zweck entwickelte Software bereitstellt. So kannst du ohne eigene Entwicklungsarbeit direkt starten. SaaS-Lösungen sind jedoch nicht nur in der Buchhaltung ideal, sondern auch in vielen anderen Bereichen wie Terminverwaltung, Videotelefonie, Projektmanagement und bei vielen weiteren häufigen Herausforderungen. Meistens zahlst du hier einen überschaubaren monatlichen Betrag, der sich nach der Anzahl der Nutzer richtet.

Sollte dein Unternehmen jedoch spezielle Anforderungen haben, die der Markt noch nicht abdeckt, ist die Entwicklung individueller Software eine passende Option. Diese nimmt zwar mehr Zeit in Anspruch und ist kostenintensiver, bietet jedoch den Vorteil, dass du die Software genau nach deinen Wünschen gestalten kannst.

Kostenarten der Digitalisierung

Bei der Digitalisierung eines Unternehmens gibt es zwei Arten von Kosten: die einmaligen Kosten und die laufenden Kosten.

• Die einmaligen Kosten werden auch Investitionskosten genannt. Es ist wichtig, dass sich diese Kosten nach einer definierten Zeit amortisieren. Beispiele dafür sind:
  • Beratung: Kosten für die professionelle Expertise zur strategischen Planung der Digitalisierung
  • Softwareentwicklung: Kosten für die individuelle Entwicklung von Softwarelösungen
  • Hardware: Kosten für Computer, Server oder Router, wobei mithilfe von Cloud-Computing diese Kosten stark reduziert werden können
• Die laufenden Kosten werden auch Betriebskosten genannt. Sie fallen regelmäßig an und halten die Technik am Laufen.
  • Hosting-Kosten: Kosten für die Bereitstellung der Software auf einem Server
  • Wartungskosten: Kosten für die funktionale oder sicherheitsbezogene Wartung der Software
  • Support-Kosten: Kosten für die Beantwortung von Fragen und die Lösung von Problemen
  • Lizenzkosten: Kosten für die Nutzung von Software, z. B. Microsoft 365
  • Schulungskosten: Kosten für die Schulung der Mitarbeiter nach Einführung der Software

Beispiele für die Kosten der Digitalisierung

Im folgenden Abschnitt findest du nun drei Fallbeispiele für die Kosten der Digitalisierung. Dabei handelt es sich um fiktive Unternehmen, die unterschiedliche Digitalisierungsprojekte umsetzen möchten. Selbstverständlich muss aber klar sein, dass sich Digitalisierungsprojekte nur schwer einheitlich bepreisen lassen, sondern immer individuell sind.

• Beispiel 1: Digitalisierung der Emissionsverfolgung
  • Ausgangslage: Ein Umweltschutzunternehmen berechnet die Emissionen ihrer Kunden manuell. Dies ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • Beschreibung: Daher möchte das Unternehmen einen digitalen Rechner für die Emissionsverfolgung entwickeln. Dieser soll die Emissionen berechnen und die Ergebnisse auf einer Auswertungsseite darstellen.
  • Einmalige Kosten: ~5.000 Euro
  • Laufende Kosten: ~50 Euro
• Beispiel 2: Digitalisierung eines Buchungssystems für ein Fitnessstudio
  • Ausgangslage: Ein Fitnessstudio bietet die Terminverwaltung nur telefonisch oder vor Ort an. Auch die Bezahlung erfolgt manuell.
  • Beschreibung: Daher möchte das Studio es seinen Kunden ermöglichen, Kurse online zu buchen und zu bezahlen. Dafür wird eine Webanwendung benötigt, die eine Kalenderansicht der Kurse bietet, Buchungen ermöglicht und die Bezahlung online abwickelt. Zusätzlich soll ein Nachrichtensystem für die Kommunikation zwischen Trainern und Kunden integriert werden und jeder Kunde seinen individuellen Kalender haben.
  • Einmalige Kosten: ~25.000 Euro
  • Laufende Kosten: ~50 - 100 Euro pro Monat
• Beispiel 3: Digitalisierung der Prozesse einer Rechtsanwaltskanzlei
  • Beschreibung: Eine Rechtsanwaltskanzlei möchte ihre Prozesse nahezu vollständig digitalisieren. Dafür soll unter anderem eine Software entwickelt werden, die die Verwaltung von Mandanten, die Dokumentation von Fällen und die Kommunikation mit Mandanten ermöglicht. Zusätzlich soll die Software eine Schnittstelle zu einem externen Dokumentenmanagementsystem sowie eine Möglichkeit zur Bezahlung und Rechnungsstellung bieten. Auch weitere interne Prozesse werden über diese Software abgebildet.
  • Einmalige Kosten: ~45.000 Euro
  • Laufende Kosten: ~100 - 1000 Euro pro Monat

Wie lassen sich die Kosten senken?

Softwareentwicklung kann auf den ersten Blick ziemlich teuer erscheinen. Daher möchten wir dir einige Tipps mitgeben, wie du die Kosten für dein Unternehmen möglichst gering halten kannst:

• Klare Zieldefinition: Je besser du weißt, was du und dein Unternehmen braucht, desto einfacher ist es, den Scope des Projekts abzuschätzen. Damit erhältst du einen deutlich passenderen Preis. Wenn du nicht genau weißt, was du willst, muss vorher noch deutlich mehr beraten werden.
• Festpreisvereinbarung: Wenn dein Unternehmen für ein Projekt ein festes Budget hat, versuche eine Festpreisvereinbarung mit der Agentur zu treffen. So kannst du sicherstellen, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen.
• Nutzung vorhandener Lösungen: Nicht immer musst du das Rad neu erfinden, sondern kannst auf bereits vorhandene Lösungen zurückgreifen. Egal ob du selbst entwickelst oder eine Agentur beauftragst, die Kosten sind deutlich geringer, wenn du auf bestehende Lösungen zurückgreifst.
• Mehrere Angebote: Hole dir Angebote von verschiedenen Agenturen ein und vergleiche diese sorgfältig. Berücksichtigen dabei nicht nur die Kosten, sondern auch die Qualität und den Umfang der angebotenen Dienstleistungen.

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